Tedarikçiden Hangi Ürün Bilgileri İstenmeli? Barkod, Ölçü, Malzeme, Görsel ve Belge Listesi

Tedarikçiden istenmesi gereken ürün bilgileri beş grupta toplanır: kimlik bilgileri (barkod, model kodu, marka, varyant listesi), fiziksel bilgiler (ürün ve ambalaj ölçüsü, ağırlık, koli içi adet), içerik ve kullanım bilgileri (malzeme, bakım, uyumluluk), görseller ve belgeler (alış faturası, marka yetki belgesi gibi). Bu bilgileri ürün gelmeden, sipariş aşamasında istemek ilan açmayı günlerce hızlandırır.

Ürünü teslim aldıktan sonra bilgi toplamaya çalışmak, rafta bekleyen ama satılamayan stok demektir. Bu yazıda eksik bilginin maliyetini, her grupta neyin istenmesi gerektiğini ve tedarikçiye gönderebileceğiniz hazır bir ürün bilgi formunu anlatıyoruz. Kategoriye göre zorunlu bilgiler pazaryerine göre değişir; formu kendi kategorinizin güncel zorunlu alanlarıyla tamamlayın.

Eksik ürün bilgisinin maliyeti

Eksik ya da yanlış ürün bilgisi dört farklı yoldan para kaybettirir:

• Geciken ilan. Kategorinin zorunlu alanı boş kalan ürün yüklenemez ya da reddedilir. Tedarikçiye soru sorup yanıt beklediğiniz her gün, ürün rafta bekler.
• Yanlış kargo maliyeti. Ambalajlı ölçüyü tahminle girerseniz kargo maliyetini de yanlış hesaplarsınız.
• İade. "Ölçüsü yazandan küçük", "malzemesi farklı" gibi iadelerin kaynağı çoğu zaman eksik ya da tahmini bilgidir.
• Soru yükü. Açıklamada olmayan her bilgi, müşteri sorusu olarak geri gelir; yanıtı da yine tedarikçiden öğrenmeniz gerekir.

Kargo kalemini örnek bir hesapla görelim. Ürünün ambalajlı ölçüsünü bilmediğiniz için ilanı 30 × 20 × 10 cm tahminiyle açtınız; ürün geldiğinde ambalajın 40 × 30 × 15 cm olduğu çıktı. Çoğu kargo firmasının kullandığı hesapla desi, en × boy × yükseklik ÷ 3000'dir (firmanızın formülünü kontrol edin):

Fiyatı 70 TL kargoya göre belirlediyseniz, bu 10.000 TL doğrudan kârınızdan çıkar. Desi hesabının ayrıntısını desi yazımızda anlattık.

Kimlik bilgileri: barkod, model, marka

Kimlik bilgileri, ürünün hem sizin sisteminizde hem pazaryerinde doğru tanınmasını sağlar. Tedarikçiden şunları isteyin:

• Barkod (GTIN). Her varyant için ayrı barkod. Listedeki barkodun ürünün ve ambalajın üzerindeki barkodla aynı olduğunu ilk teslimatta kontrol edin. Barkod türlerini ve farklarını GTIN yazımızda anlattık.
• Model kodu. Aynı ürünün renk ve beden varyantlarını bir araya getiren ana ürün kodu. Varyantların pazaryerinde tek sayfada gruplanması buna bağlıdır; ayrıntısı model kodu yazımızda.
• Marka. Ürünün üzerinde yazan marka adı, yazımıyla birlikte. Marka adının tedarikçi listesinde, ambalajda ve ilanınızda aynı yazılması gerekir.
• Tedarikçinin ürün kodu. Kendi stok kodunuzla eşleştirmek ve sonraki siparişlerde doğru ürünü istemek için.
• Varyant listesi. Renk, beden, kapasite gibi seçeneklerin tam listesi; her satırda varyant adı, barkod ve tedarikçi kodu.

Fiziksel bilgiler: ölçü, ağırlık, ambalaj

Fiziksel bilgiler hem ilanın hem kargonun temelidir. İki ayrı ölçü isteyin: ürünün kendi ölçüsü (müşteri için) ve ambalajlı ölçüsü (kargo için).

Beden tablosunda yalnız rakamları değil, ölçümün nasıl alındığını da isteyin: göğüs çevresi mi, göğüs genişliği mi? Aynı "52" iki farklı anlama gelebilir.

İçerik ve kullanım bilgileri

Bu grup, ürün açıklamasının ve özellik alanlarının ham maddesidir:

• Malzeme ve içerik. Kumaşta oranlarıyla birlikte (örneğin %95 pamuk, %5 elastan), metal ve plastikte malzeme türü.
• Renk adı. Tedarikçinin verdiği renk adı ile ilanınızdaki ad farklıysa, ikisini eşleyen bir not tutun.
• Kullanım ve bakım talimatı. Yıkama sıcaklığı, bulaşık makinesine uygunluk, kurulum adımları.
• Uyumluluk. Aksesuar ve yedek parçalarda hangi modellerle uyumlu olduğu. Bu bilgi eksikse iade kaçınılmazdır; elektronik aksesuarlarda uyumluluk bilgisinin önemini Hepsiburada'da elektronik aksesuar satışı yazımızda ele aldık.
• Teknik değerler. Elektrikli ürünlerde güç ve voltaj, pil türü, kapasite.
• Menşe. Ürünün üretildiği ülke; bazı kategorilerde özellik alanı olarak istenir.

Gıda, kozmetik, bebek ürünleri ve oyuncak gibi düzenlemeye tabi kategorilerde hangi bilgilerin ve etiketlerin zorunlu olduğunu resmî kaynaktan ve pazaryerinin kategori kurallarından kontrol edin; tedarikçiden bu bilgileri belgeleriyle birlikte isteyin.

Görseller ve belgeler

Görseller

Tedarikçi görseli varsa zaman kazandırır, ama kaliteyi ve kullanım hakkını kontrol edin:

• Yüksek çözünürlüklü, sade ya da beyaz zeminli ana görsel.
• Farklı açılardan, detay ve ambalaj görselleri; her varyant için ayrı görsel.
• Üzerinde başka bir mağazanın logosu ya da filigranı olmayan görseller.
• Görselleri ilanlarınızda kullanabileceğinize dair yazılı bir onay (e-posta yeterli olabilir).

Tedarikçi görseli yetersizse kendi fotoğrafınızı çekin; düşük bütçeyle yapılabilecekleri telefonla ürün fotoğrafı yazımızda anlattık. Ürünü birçok satıcının aynı tedarikçi görseliyle sattığı kategorilerde, kendi fotoğrafınız sizi ayırt eden şey olabilir.

Belgeler

• Alış faturası. Ürünün nereden alındığının temel kanıtıdır; dosyalayın.
• Marka yetki ya da distribütörlük belgesi. Markalı ürünlerde pazaryeri, ürünün orijinal olduğunu ya da satma yetkinizi gösteren belge isteyebilir. Böyle bir talep geldiğinde ne yapılacağını orijinallik belgesi yazımızda anlattık.
• Kategoriye özel belgeler. Bazı kategorilerde pazaryerleri ek belge ister. Hangilerinin gerektiğini pazaryerinin kategori kurallarından kontrol edin ve tedarikçiden ilk siparişte isteyin.

Belgeyi ihtiyaç anında istemek, tedarikçinin yanıtını beklerken ilanınızın kapalı kalması demektir. İlk siparişle birlikte istemek en sağlam yoldur.

Hazır ürün bilgi formu

Aşağıdaki formu Excel'e aktarıp her yeni tedarikçiye ve her yeni ürüne gönderebilirsiniz. Her varyant ayrı bir satır olmalıdır.

Bu bilgilerle başlık ve açıklama yazmak kolaylaşır; başlık kurgusunu kategoriye göre ürün başlığı formülü, açıklama ve özellik alanlarını da ürün listeleme optimizasyonu rehberimizde anlattık.

Formu tedarikçiye gönderirken kısa ve net bir mesaj yeterlidir. Örneğin:

"Merhaba, siparişi kesinleştirmeden önce ekteki ürün bilgi formunu her varyant için ayrı satır olacak şekilde doldurmanızı rica ediyoruz. Barkod, ambalajlı ölçü ve brüt ağırlık alanları ürünü satışa açabilmemiz için zorunlu; görselleri de kullanım iznimiz olduğunu belirterek paylaşırsanız seviniriz. Teşekkürler."

Mesajda neden istediğinizi söylemek, tedarikçinin formu ciddiye almasını kolaylaştırır. Birden fazla tedarikçiyle çalışıyorsanız aynı formu herkese gönderin; böylece gelen bilgiler aynı düzende olur ve doğrudan ürün kartlarınıza aktarılır.

Formun işe yaraması için iki alışkanlık gerekir. Birincisi, formu sipariş vermeden önce isteyin ve doldurulmasını siparişin bir koşulu yapın. İkincisi, ilk teslimatta formdaki barkod, ölçü ve ağırlığı ürünün kendisiyle karşılaştırın; tedarikçinin listesi ile gelen ürün her zaman aynı olmayabilir.

Bilgiler tamamlandığında ürünü her kanal için yeniden girmek gerekmez. Hastürk CRM'in ürün yönetimi özelliğinde marka, açıklama, görseller, alış fiyatı ve varyantlar tek ürün kartında tutulur; kategoriler her pazaryerinin kategorisine ve zorunlu özelliklerine bir kez eşlenir. Otomatik gönderimi açtığınız kanallarda yalnız bilgisi eksiksiz ve stoğu olan ürünler gönderilir; kanalın reddettiği ürün de ret nedeniyle birlikte görünür. Yani eksik bilgi, ilanınız yayına çıkmadan önce fark edilir.

Sık sorulan sorular

Tedarikçi ürün bilgisi vermezse ne yapmalıyım?

Önce bilgiyi siparişin koşulu yapmayı deneyin. Olmuyorsa ölçü, ağırlık ve malzeme gibi bilgileri ilk teslimatta kendiniz ölçüp kaydedin. Bilgi vermeyen tedarikçiyi tedarikçi değerlendirmenizde not edin; uzun vadede bu bir maliyettir.

Barkodu olmayan ürünü nasıl listelerim?

Barkodsuz ürünlerin listelenme şekli pazaryerine ve kategoriye göre değişir. Barkod türlerini ve GTIN'in ne olduğunu GTIN yazımızda anlattık; kendi kategorinizin kuralını pazaryerinin satıcı panelinden kontrol edin.

Tedarikçinin görsellerini kullanabilir miyim?

Görselleri kullanmadan önce tedarikçiden yazılı onay alın. Başka bir mağazanın logosu ya da filigranı olan görselleri kullanmayın. Aynı görseli birçok satıcı kullanıyorsa kendi fotoğrafınız sizi öne çıkarabilir.

Hangi bilgiler zorunludur?

Barkod, marka, varyant, ölçü, ağırlık, malzeme ve görseller neredeyse her kategoride gerekir. Kategoriye özel zorunlu alanlar ve belgeler pazaryerine göre değişir; ürünü yüklemeden önce o kategorinin güncel zorunlu alanlarını kontrol edin.

Ürün bilgisini ne zaman istemeliyim?

Sipariş vermeden önce. Ürün geldikten sonra bilgi toplamak, stoğun rafta beklemesine yol açar. İlk teslimatta ise formdaki bilgileri ürünün kendisiyle karşılaştırın.

Sonuç

İlanın hızı, tedarikçiden aldığınız bilginin eksiksizliğine bağlıdır. Kimlik, fiziksel, içerik, görsel ve belge bilgilerini tek bir formda, sipariş vermeden önce isteyin; ilk teslimatta kontrol edin. Böylece ürün geldiği gün ilanı açar, yanlış desi, iade ve soru yükünü baştan azaltırsınız.