Tedarikçi Performansı Nasıl Takip Edilir? Zamanında Teslim, Eksik ve Kusurlu Ürün Oranıyla Karne
Tedarikçinin bir kez geç teslim etmesi kampanyayı kaçırtır, kusurlu parti iade oranını yükseltir. Her siparişte tutulacak altı kaydı, zamanında teslim, eksik ve kusurlu ürün oranlarının hesabını, üç aylık tedarikçi karnesini ve sonuca göre yapılacak görüşmeyi örneklerle anlatıyoruz.
Bu yazıda (8 başlık)
Tedarikçi performansı, her siparişte tuttuğunuz birkaç kayıttan hesaplanan dört ölçüyle takip edilir: zamanında teslim oranı, eksik ürün oranı, kusurlu ürün oranı ve fiyat değişimi. Bu ölçüler üç ayda bir tek sayfalık bir karnede toplanır. Karne, hangi tedarikçiyle hacmi büyüteceğinizi, hangisiyle sorunu konuşacağınızı ve hangisi için alternatif aramaya başlayacağınızı tahminle değil, rakamla söyler.
Bu yazıda her siparişte tutulacak altı kaydı, zamanında teslim, eksik ve kusurlu ürün oranlarının hesabını, üç aylık tedarikçi karnesini ve karnenin sonucuna göre yapılacak görüşmeyi örneklerle anlatıyoruz.
Seçimden sonra neden ölçmeli?
Tedarikçi seçerken numuneye, fiyata ve ilk izlenime bakarsınız. Ama asıl performans siparişler başladıktan sonra ortaya çıkar ve zamanla değişir: yoğun dönemde teslim süresi uzar, ikinci partinin kalitesi ilkinden farklı çıkar, fiyat haber vermeden artar. Ölçmeyen satıcı bunları tek tek olaylar olarak yaşar; ölçen satıcı ise eğilimi görür.
Bir gecikmenin maliyeti kolayca hesaplanır. Örneğin günde 8 adet satan ve adet başına 60 TL net kâr bırakan bir ürünün stoğu, tedarikçi 10 gün geç teslim ettiği için tükendiyse kayıp kâr 8 × 60 × 10 = 4.800 TL'dir. Gecikme kasım kampanyasına denk geldiyse kayıp çok daha büyüktür; kampanya için sipariş takviminin nasıl kurulacağını kasım tedarik siparişi zamanlama yazımızda anlattık.
Kusurlu ürünün maliyeti de benzerdir. Mal kabulde yakalanan kusurlu ürün tedarikçiye geri gider ya da sonraki siparişte mahsup edilir. Müşteriye ulaşan kusurlu ürün ise gidiş ve dönüş kargosu, satılamayan ürün, olumsuz yorum ve zaman demektir. Kusurlu ürünün müşteriye ulaşması küçük bir risk değildir: Eurostat'ın 2025 anketine göre AB'de online alışveriş yapanların %10,4'üne yanlış veya hasarlı ürün/hizmet teslim edildi (Kaynak: Eurostat, More than a third of online shoppers face issues). Bu AB ortalamasıdır, Türkiye verisi değildir; ama sorunun ne kadar yaygın olabileceğini gösterir.
Her siparişte tutulacak 6 kayıt
Ölçmenin ilk şartı kayıttır. Her tedarik siparişi için şu altı bilgiyi tek bir tabloya yazın:
| # | Kayıt | Ne zaman yazılır? | Ne için kullanılır? |
|---|---|---|---|
| 1 | Sipariş tarihi ve tedarikçinin söz verdiği teslim tarihi | Sipariş verilirken | Zamanında teslim, teslim süresi |
| 2 | Gerçek teslim tarihi | Mal geldiğinde | Zamanında teslim, gecikme günü |
| 3 | Sipariş edilen ve teslim alınan adet (kalem kalem) | Mal kabulde sayımdan sonra | Eksik ürün oranı |
| 4 | Kusurlu adet ve kusur türü | Kalite kontrolden sonra | Kusurlu ürün oranı |
| 5 | Birim fiyat | Sipariş verilirken ve mal geldiğinde | Fiyat değişimi |
| 6 | Belge, etiket ve iletişim notu | Her aşamada | Eksik barkod, yanlış etiket, geç yanıt gibi sorunlar |
Tablonun tek bir sorumlusu olsun ve kayıt aynı gün yapılsın. Haftalar sonra hatırlanarak doldurulan tablo, karneyi de yanıltır. Tedarikçiden sipariş öncesi hangi bilgilerin isteneceğini ise tedarikçiden istenecek ürün bilgileri yazımızda listeledik.
Zamanında teslim oranı
Zamanında teslim oranı = söz verilen tarihte ya da öncesinde teslim edilen sipariş sayısı ÷ toplam sipariş sayısı × 100
Örnek: Bir tedarikçiye üç ayda 8 sipariş verdiniz; 6'sı zamanında geldi, 2'si 3 ve 5 gün gecikti. Zamanında teslim oranı 6 ÷ 8 = %75'tir. Geciken siparişlerin ortalama gecikmesi (3 + 5) ÷ 2 = 4 gündür.
İki ek ölçü tabloyu tamamlar:
- Tam ve zamanında teslim: Hem zamanında hem de eksiksiz gelen siparişlerin oranı. Yukarıdaki örnekte zamanında gelen 6 siparişten biri eksik geldiyse oran 5 ÷ 8 = %62,5 olur. Eksik gelen sipariş, satış açısından geç gelen siparişle aynı sonucu doğurur.
- Gerçek teslim süresi: Söz verilen süre yerine, sipariş tarihinden gerçek teslim tarihine kadar geçen ortalama gün. Stok planını bu rakamla yapın.
Gerçek teslim süresi, yeniden sipariş noktasını da belirler. Tedarikçi 10 gün söz veriyor ama ortalamada 14 günde teslim ediyorsa, stok planınızı 14 güne göre kurmanız gerekir. Teslim süresinin stok planına etkisini tedarik süresi (lead time) yazımızda örnekledik. Hastürk CRM'in stok senkronizasyonu özelliği satış hızına göre stokun kaç gün yeteceğini hesaplar; bu rakamı tedarikçinin gerçek teslim süresiyle karşılaştırarak siparişi ne zaman vermeniz gerektiğini görürsünüz.
Eksik ve kusurlu ürün oranı
Eksik ürün oranı = (sipariş edilen adet − teslim alınan adet) ÷ sipariş edilen adet × 100
Kusurlu ürün oranı = kusurlu adet ÷ teslim alınan adet × 100
Örnek: Üç ayda toplam 1.200 adet sipariş verdiniz, 1.164 adet teslim aldınız. Eksik 36 adettir ve eksik ürün oranı 36 ÷ 1.200 = %3'tür. Mal kabulde 29 adet kusurlu çıktıysa kusurlu ürün oranı 29 ÷ 1.164 ≈ %2,5'tir.
Bu iki oranı kalem bazında da tutun. Tedarikçinin genel oranı iyi görünürken tek bir üründe ya da tek bir renkte sorun yoğunlaşabilir; örneğin tüm kusurların aynı ürünün dikişinde çıkması, o ürün için kalıp ya da üretim hattı sorununa işaret eder.
Mal kabulden sonra çıkan kusurlar
Bazı kusurlar mal kabulde görünmez, müşteride ortaya çıkar: kısa sürede bozulan fermuar, yıkamada çeken kumaş, çalışmayan pil. Bunları yakalamak için iade nedenlerini kodlayın ve "kusurlu ürün" nedeniyle gelen iadeleri ürünün tedarikçisine bağlayın. İade oranının ürün bazında nasıl hesaplanacağını iade oranı nasıl hesaplanır yazımızda anlattık. Mal kabulde %1 kusur çıkan bir tedarikçinin ürünleri müşteriden "kusurlu" nedeniyle %4 oranında dönüyorsa, asıl kusur oranı karnede görünenden yüksektir ve kalite kontrolünüzü güçlendirmeniz gerekir.
Fiyat değişimi
Fiyat değişimi = (son siparişteki birim fiyat − dönem başındaki birim fiyat) ÷ dönem başındaki birim fiyat × 100
Örnek: Dönem başında 215 TL olan birim fiyat dönem sonunda 232 TL'ye çıktıysa değişim (232 − 215) ÷ 215 ≈ %7,9'dur. Fiyat artışı tek başına kötü performans değildir; enflasyon ortamında TL fiyatların artması beklenir ve bu karşılaştırma nominaldir. Önemli olan artışın önceden haber verilip verilmediği, diğer tedarikçilerle uyumlu olup olmadığı ve satış fiyatınıza yansıtılıp yansıtılmadığıdır. Yeni maliyeti ürün kartına girmediğiniz sürece kâr raporunuz eski maliyetle hesaplanır. Hastürk CRM'in gelir, gider ve kâr-zarar ekranı her ürünün ve kanalın net kârını gösterir ve zarar eden ürünler için uyarı verir; alış fiyatını Excel ile toplu güncelleyebilirsiniz.
Üç aylık tedarikçi karnesi
Her üç ayda bir, her tedarikçi için yukarıdaki ölçüleri tek bir satırda toplayın ve 1–5 arası puana çevirin. Aşağıdaki eşikler örnektir; kendi kategorinize göre ayarlayın:
| Puan | Zamanında teslim | Eksik ürün | Kusurlu ürün | Fiyat değişimi (3 ay) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | %95 ve üstü | %1 ve altı | %1 ve altı | %3 ve altı |
| 4 | %85–94 | %1–2 | %1–2 | %3–6 |
| 3 | %75–84 | %2–3 | %2–3 | %6–9 |
| 2 | %65–74 | %3–5 | %3–5 | %9–12 |
| 1 | %65'in altı | %5'in üstü | %5'in üstü | %12'nin üstü |
İletişimi (yanıt hızı, sorunlara yaklaşım, haber verme) de 1–5 arası kendiniz puanlayın. Sonra ağırlıklı ortalamayı alın. Örnek ağırlıklar: zamanında teslim %30, kusurlu ürün %30, eksik ürün %20, fiyat %10, iletişim %10.
Üç tedarikçilik örnek karne (rakamlar örnektir):
| Tedarikçi | Zamanında teslim | Eksik | Kusurlu | Fiyat değişimi | İletişim | Ağırlıklı puan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | %75 (3) | %3 (3) | %2,5 (3) | +%7,9 (3) | 4 | 3,1 |
| B | %100 (5) | %0,5 (5) | %1,2 (4) | +%4 (4) | 5 | 4,6 |
| C | %60 (1) | %6 (1) | %4 (2) | %0 (5) | 2 | 1,8 |
Hesap: A için 3 × 0,30 + 3 × 0,20 + 3 × 0,30 + 3 × 0,10 + 4 × 0,10 = 0,90 + 0,60 + 0,90 + 0,30 + 0,40 = 3,1. B için 1,50 + 1,00 + 1,20 + 0,40 + 0,50 = 4,6. C için 0,30 + 0,20 + 0,60 + 0,50 + 0,20 = 1,8.
C tedarikçisi fiyatta en iyisidir ama diğer her ölçüde en kötüsüdür; en ucuz tedarikçinin en pahalıya mal olabileceğini karne açıkça gösterir.
Sonuca göre görüşme ve alternatif
Karne bir görüşmenin gündemidir. Puan aralığına göre yaklaşım değişir:
| Karne sonucu | Anlamı | Yapılacak |
|---|---|---|
| 4 ve üstü (yeşil) | Güvenilir tedarikçi | Hacmi artırmayı, vade ya da fiyat iyileştirmesini konuşun; kampanya siparişlerini öncelikle bu tedarikçiye verin |
| 3–3,9 (sarı) | Düzeltilebilir sorunlar | Rakamlarla görüşün, ölçülebilir bir hedef ve tarih üzerinde anlaşın, bir çeyrek daha izleyin |
| 3'ün altı (kırmızı) | Risk | Alternatif tedarikçi arayın, siparişi ikiye bölün, kritik ürünleri başka tedarikçiye taşıyın |
Görüşme nasıl yapılır?
- Rakamla gelin: "Teslimler hep gecikiyor" yerine "son üç ayda 8 siparişin 2'si geç geldi, ortalama gecikme 4 gün" deyin.
- Örnek gösterin: Kusurlu ürünlerin fotoğraflarını ve iade nedenlerini götürün.
- Nedeni sorun: Gecikme hammaddeden mi, kapasiteden mi, sizin sipariş zamanlamanızdan mı? Bazen sorun sizin geç ya da düzensiz sipariş vermenizdir.
- Ölçülebilir hedefte anlaşın: "Bir sonraki çeyrekte zamanında teslim en az %90, kusur en fazla %2" gibi.
- Yazıya dökün: Görüşmenin sonucunu kısa bir e-postayla teyit edin.
Kırmızı bölgedeki bir tedarikçiyle çalışmayı birden kesmek de risklidir; alternatifi bulmadan ve küçük bir deneme siparişiyle doğrulamadan ana siparişi taşımayın. Yeni tedarikçi aramak için ticaret fuarında tedarikçi bulmak yazımızdaki hazırlık ve görüşme listesini, farklı tedarik modellerini değerlendirmek için tedarik modelleri karşılaştırmamızı kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi performansı hangi ölçülerle takip edilir?
En temel dört ölçü zamanında teslim oranı, eksik ürün oranı, kusurlu ürün oranı ve fiyat değişimidir. Bunlara iletişim kalitesi ve gerçek teslim süresi eklenir. Hepsi her siparişte tutulan basit kayıtlardan hesaplanır.
Zamanında teslim oranı nasıl hesaplanır?
Söz verilen tarihte ya da öncesinde teslim edilen sipariş sayısını toplam sipariş sayısına bölüp 100 ile çarpın. Örneğin 8 siparişten 6'sı zamanında geldiyse oran %75'tir.
Tedarikçi karnesi ne sıklıkla hazırlanmalı?
Üç ayda bir yeterlidir; daha kısa dönemde sipariş sayısı az olduğu için oranlar yanıltabilir. Kayıtları ise her siparişte, aynı gün tutun. Kampanya öncesi dönemde kritik tedarikçilere ayrıca bakın.
Kusurlu ürün oranı yüksek tedarikçiyle hemen çalışmayı bırakmalı mıyım?
Hemen değil. Önce kusurları kalem ve tür bazında gösterip nedenini konuşun ve ölçülebilir bir hedefte anlaşın. Sonraki çeyrekte düzelme yoksa alternatif tedarikçiyi küçük bir deneme siparişiyle test edip siparişi kademeli taşıyın.
Fiyat artışı kötü performans mı sayılır?
Tek başına sayılmaz; TL fiyatlarda artış nominaldir ve enflasyon ortamında beklenir. Önemli olan artışın önceden bildirilmesi, piyasadaki diğer tekliflerle uyumlu olması ve yeni maliyetin satış fiyatınıza yansıtılmasıdır.
Sonuç
Tedarikçiyi seçmek işin başıdır; asıl fark, her siparişte altı kaydı tutup üç ayda bir karneye dökmekle ortaya çıkar. Zamanında teslim, eksik ve kusurlu ürün oranları ile fiyat değişimini aynı ölçütlerle izleyen satıcı, sorunu kampanyayı kaçırmadan görür, görüşmeye rakamla gider ve en ucuz görünen tedarikçinin gerçek maliyetini bilir.
