Set Ürünün Stoğu Nasıl Takip Edilir? Bileşen Stoklarından Set Stoğunu Hesaplamak

Set ürünün stoğu, setin içindeki bileşenlerin stoğundan hesaplanır: her bileşenin depodaki adedi, setteki adedine bölünür, sonuç aşağı yuvarlanır ve bu sonuçların en küçüğü satılabilir set sayısıdır. Aynı bileşen hem tek başına hem setin içinde satılıyorsa, birinden yapılan her satış diğerinin stoğunu da etkiler; set stoğu takip edilmezse gönderemeyeceğiniz bir seti satarsınız.

Bu yazıda set stoğu sorununun nereden çıktığını, formülü örnek tabloyla, önceden hazırlanmış set ile sipariş anında hazırlanan set arasındaki farkı, set için barkod ve stok kodu düzenini, bileşen bitince seti kapatmayı ve kampanya döneminde yapılacak kontrolleri anlatıyoruz.

Set ürün stok sorunu neden çıkar?

Bir hediye seti ya da ikili paket açtığınızda pazaryeri açısından yeni bir ürününüz olur: kendi ilanı, kendi barkodu ve kendi stok sayısı vardır. Ama depoda ayrı bir "set" rafı yoksa o stok sayısının fiziksel karşılığı, başka ilanlarda da satılan tekil ürünlerdir.

Sorun şu üç durumda ortaya çıkar:

• Tekil ürün satılır, set stoğu güncellenmez. Kahve paketinin son adedi tek başına satılır; set ilanı hâlâ "stokta" görünür ve bir set siparişi gelir.
• Set satılır, tekil ürünlerin stoğu düşmez. Set gönderilirken içindeki iki kupa raftan alınır ama kupa ilanının stoğu aynı kalır; bir sonraki kupa siparişinde rafta ürün yoktur.
• Birden fazla kanal vardır. Set bir pazaryerinde, tekil ürünler başka bir pazaryerinde ve kendi sitenizde satılıyorsa stoğu elle eşitlemek çok kısa sürede imkânsız hâle gelir.

Sonuç, stokta olmayan ürünün satılması, yani fazla satıştır. Fazla satışın genel nedenlerini ve önlenmesini e-ticarette stok takibi ve fazla satış yazısında anlattık; set ürün bu sorunun en sık görülen biçimlerinden biridir.

Set stoğu formülü: en az bulunan bileşen

Formül şudur:

Satılabilir set = en küçük ( bileşen stoğu ÷ setteki adet ), aşağı yuvarlanmış

Örnek bir "kahve hediye seti" düşünelim: setin içinde 2 porselen kupa, 1 paket filtre kahve (250 g) ve 2 ahşap kaşık var. Rakamlar örnektir.

Kupa 23 set, kaşık 30 set için yeterli olsa da kahve yalnız 17 sete yetiyor; set ilanında gösterebileceğiniz en yüksek stok 17'dir. Bu bileşene darboğaz bileşen diyebilirsiniz; set stoğunu takip etmek, pratikte darboğaz bileşeni takip etmektir.

Formülü Excel'de kurmak kolaydır. Bileşen stokları B2:B4, setteki adetler C2:C4 hücrelerindeyse Türkçe Excel'de şu formül satılabilir set sayısını verir:

=MİN(AŞAĞIYUVARLA(B2/C2;0);AŞAĞIYUVARLA(B3/C3;0);AŞAĞIYUVARLA(B4/C4;0))

Aşağı yuvarlama önemlidir: 23,5 sete yetecek kupa, 23 set demektir; yarım set satılmaz.

Bileşen tek başına da satılıyorsa

Kahve paketini tek başına da satıyorsanız aynı 17 paket iki ilanı birden besler. Tekil kahve ilanında 17, set ilanında 17 gösterirseniz toplamda 34 satışa açık olursunuz ama yalnız 17 paket kahveniz vardır. İki yol vardır:

• Stoğu ayırmak: Kahvenin 10 paketini sete ayırırsınız. Set ilanı 10, tekil kahve ilanı 7 gösterir. Kupa ve kaşıktan da 20'şer adet sete ayrılır; tekil kupa ilanı 26, tekil kaşık ilanı 40 gösterir. Basit ve güvenlidir ama bir ilanın stoğu bitince diğerindeki ayrılmış stok boşta bekler.
• Her satışta yeniden hesaplamak: Bileşenlerin tamamı iki ilana da açıktır; her satıştan sonra hem tekil ilanların hem de set ilanının stoğu yeniden hesaplanır. Tekil kahve satılınca kahve 16'ya, set stoğu da 16'ya iner. Stok esnek kullanılır ama her satıştan sonra güncelleme yapılması gerekir; elle yapılıyorsa yoğun günlerde gecikir.

Az sayıda setiniz ve sakin bir satış temponuz varsa her satışta yeniden hesaplamak işe yarar. Set sayısı arttığında ya da kampanya döneminde stoğu ayırmak daha güvenlidir.

Önceden hazırlanmış set mi, sipariş anında mı?

Setin fiziksel olarak ne zaman bir araya getirildiği, stoğun nasıl tutulacağını belirler.

Önceden hazırlanmış sette kritik an, kutulama anıdır. 10 set hazırladığınızda stok kayıtlarınızda üç işlem birden yapılmalıdır: kupa stoğundan 20, kahveden 10, kaşıktan 20 düşülür ve set stoğuna 10 eklenir. Bu adım atlanırsa rafta 10 set dururken bileşen stokları hâlâ eski rakamları gösterir.

Pratik öneri: hediye sezonu gibi set satışının yoğun olacağı dönemlerde beklediğiniz satışın bir kısmını önceden hazırlayın, kalanını sipariş anında birleştirin. Böylece hem hızlı paketlersiniz hem de elinizde kutulanmış ama satılmamış set kalma riski azalır.

Set için barkod ve stok kodu

Set, pazaryeri açısından ayrı bir üründür; bu yüzden kendi barkodu ve kendi stok kodu olmalıdır. Setin içindeki bir bileşenin barkoduyla set ilanı açmak, iki ilanın stoğunu ve ürün eşleşmesini karıştırır. Barkod çeşitleri ve hangi durumda hangi barkodun kullanıldığı için barkod türleri yazısına bakabilirsiniz; set için barkod gerekliliği ve kuralları pazaryerine ve kategoriye göre değişebilir, güncel kuralları satıcı panelinden kontrol edin.

Stok kodunda iki şey işinizi kolaylaştırır:

1. Setin set olduğu koddan anlaşılsın. Ör. "SET-KAHVE-01". Toplama listesinde bu kodu gören çalışan, rafta tek bir ürün değil birden fazla bileşen arayacağını bilir.
2. Setin reçetesi ayrı bir tabloda dursun. Her set için bileşen kodları ve adetleri yazılı olsun:

Bu tablo, set stoğu formülünün de kaynağıdır. Stok kodunu nasıl kuracağınızı SKU nedir, stok kodu nasıl oluşturulur yazısında anlattık.

Bileşen bitince seti kapatmak

Darboğaz bileşen tükendiğinde set ilanının stoğu da sıfırlanmalıdır; aksi hâlde set satılmaya devam eder. Bu iş elle yapılıyorsa unutulması en kolay iştir, çünkü tükenen ürün set ilanında değil, başka bir ilanda tükenmiştir.

Bunu düzene bağlamak için:

• Her gün darboğaz bileşenlere bakın. Her setin hangi bileşene bağlı olduğunu reçete tablosundan bilirsiniz; o bileşenlerin stoğu belirlediğiniz bir eşiğin altına indiğinde set stoğunu yeniden hesaplayın.
• Set stoğunu biraz düşük gösterin. Formülün verdiği sayıdan birkaç adet az göstermek, güncelleme gecikmesine karşı tampon oluşturur.
• Bileşen yenilenince seti geri açın. Tükenen bileşen geldiğinde set ilanını da güncellemeyi mal kabul listenize ekleyin.
• Seti kalıcı olarak kapatıyorsanız bileşenleri serbest bırakın. Sete ayırdığınız stoğu tekil ilanlara geri ekleyin.

Kampanya döneminde set stoğu kontrolü

Kampanya günlerinde satış hızı arttığı için set stoğu ile bileşen stokları arasındaki fark çok daha hızlı açılır. Kampanyadan önce şu listeyi uygulayın:

1. Sayım yapın. Kampanyadan önce darboğaz bileşenleri fiziksel olarak sayın; kayıttaki rakam rafla aynı mı?
2. Stoğu ayırın. Kampanya süresince her saat yeniden hesaplamak yerine set için net bir adet ayırın.
3. Setin bir kısmını önceden hazırlayın. Yoğun günde toplama hatasını azaltır.
4. Toplu güncellemeyi hazır tutun. Bileşen ve set stoklarını tek dosyada tutup topluca güncellemek, ilanları tek tek açmaktan hızlıdır; yöntemi Excel ile toplu fiyat ve stok güncelleme yazısında anlattık.
5. Kampanya bitince ayrılmış stoğu geri dağıtın. Satılmayan setleri ya hazır bekletin ya da bozup bileşenleri tekil stoğa geri ekleyin.

Birden fazla kanalda satış yapıyorsanız, aynı set ilanının stoğunun tüm kanallarda eşit kalması da ayrı bir iştir. Hastürk CRM'in stok senkronizasyonu bunu kolaylaştırır: seti kendi barkodu ve stok koduyla ayrı bir ürün kartı olarak tanımladığınızda, bir kanalda satılan set diğer kanallarda da düşer. Bir kanalda gösterilecek en fazla adedi sınırlayabilir, satış hızına göre stoğun kaç gün yeteceğini görebilir, set ve bileşen stoklarını Excel dosyasıyla toplu güncelleyebilirsiniz. Set stoğunun bileşenlerden hesaplanması ise yukarıdaki formül ve reçete tablosuyla sizin kontrolünüzdedir.

Sık sorulan sorular

Set ürünün stoğu nasıl hesaplanır?

Her bileşenin stoğunu setteki adedine bölün, sonucu aşağı yuvarlayın; bu sonuçların en küçüğü satılabilir set sayısıdır. Örneğin 46 kupa (sette 2), 17 kahve (sette 1) ve 60 kaşık (sette 2) varsa 17 set satabilirsiniz.

Set için ayrı barkod gerekir mi?

Set ayrı bir ürün olarak satıldığı için kendi barkodu ve stok kodu olmalıdır; bileşen barkoduyla açılan set ilanı stokları karıştırır. Barkod kuralları pazaryerine ve kategoriye göre değişebilir; satıcı panelinden kontrol edin.

Seti önceden mi hazırlamalıyım, sipariş gelince mi?

Yoğun dönemde beklediğiniz satışın bir kısmını önceden hazırlamak paketlemeyi hızlandırır ve hatayı azaltır. Sakin dönemde sipariş anında hazırlamak stoğu esnek tutar. İkisini birlikte kullanmak çoğu zaman en dengeli yoldur.

Bileşenlerden biri tükenirse ne olur?

Set stoğu sıfıra iner; set ilanının stoğunu da sıfırlamazsanız gönderemeyeceğiniz bir set satabilirsiniz. Darboğaz bileşenleri her gün kontrol edin ve bileşen yenilendiğinde seti yeniden açın.

Aynı ürünü hem tek hem sette satmak fazla satışa yol açar mı?

Stoklar ayrılmazsa ya da her satıştan sonra yeniden hesaplanmazsa evet. Bileşen stoğunun bir kısmını sete ayırmak ya da her satışta iki ilanı birlikte güncellemek bu riski önler.

Sonuç

Set ürün, sepeti büyütmenin ve hediye sezonunda öne çıkmanın iyi bir yoludur; ama stoğu kendine ait olmayan bir üründür. Set stoğunu en az bulunan bileşene göre hesaplayın, reçete tablosunu tutun, sete kendi barkodunu ve stok kodunu verin, darboğaz bileşeni her gün izleyin ve kampanya döneminde stoğu ayırın. Bu düzen kurulduğunda set, fazla satış riski değil, kârlı bir ürün olur.