Kampanya Haftası Operasyon Planı: Gün Gün Sipariş, Kargo ve Stok Kontrol Listesi

Kampanya haftası operasyon planı, kampanyadan yedi gün önce başlayıp yedi gün sonra biten, sipariş, kargo, stok, fiyat ve müşteri hizmetleri işlerini güne bağlayan bir takvimdir. Amaç, sipariş patlaması geldiğinde kimin neyi ne zaman yapacağının önceden belli olmasıdır. İyi bir plan geciken kargoyu, yanlış gönderimi, fazla satışı ve cevapsız soruyu kampanya başlamadan önler.

Kampanya haftasında en büyük risk satışların gelmemesi değil, gelen satışın kaldırılamamasıdır. Geciken siparişler mağaza puanını düşürür, stoksuz kalan ürünler iptale, aceleyle hazırlanan paketler yanlış gönderime dönüşür. Bu yazıda Kasım kampanyaları gibi yoğun dönemler için gün gün uygulanabilecek bir operasyon planı paylaşıyoruz. Takvimde G, kampanyanın başladığı gündür; G−7 kampanyadan yedi gün önceyi, G+7 yedi gün sonrayı gösterir. Örnek takvimde kampanyanın üç gün (G, G+1 ve G+2) sürdüğü varsayılmıştır; kendi kampanya sürenize göre kaydırın.

Planın tamamı: 15 günlük takvim

Aşağıda her dönemi ayrıntılı ele alıyoruz. Kampanyanın stok, fiyat ve ürün seçimi gibi haftalar öncesinden başlayan hazırlığını ise Kasım indirimleri hazırlık rehberimizde anlattık.

Kampanyadan 7 gün önce

Bu hafta, kampanyanın provasıdır. Yoğunluk başlamadan her sistemin ve her kişinin hazır olduğunu kontrol edersiniz.

Sipariş ve ekip

• Kapasiteyi hesaplayın. Bir kişinin saatte hazırlayabileceği paket sayısını ölçün; beklenen günlük siparişi bu sayıya bölün. Çıkan kişi-saat ihtiyacına göre vardiya ve ek personel planlayın. Hesabın ayrıntısını personel verimliliği yazımızda, vardiya planını geçici personel rehberimizde bulabilirsiniz.
• Prova yapın (G−5). Normal bir günün siparişlerini kampanyadaki gibi toplu toplayıp paketleyin. Darboğazı görürsünüz: etiket yazdırma mı, toplama mı, paket kapatma mı?
• Paketleme istasyonunu düzenleyin (G−3). Her istasyonda poşet, koli, bant, dolgu malzemesi ve etiket hazır olsun. En çok satan ürünleri paketleme alanına en yakın raflara taşıyın.

Kargo

• Kendi kargo anlaşmanız varsa kampanya günlerindeki alım saatlerini ve ek araç ihtiyacını firmayla önceden konuşun.
• Pazaryerinin anlaşmalı kargosunu kullanıyorsanız kargoya son teslim saatlerini ve yoğunluk duyurularını satıcı panelinden takip edin.
• Etiket yazıcısını test edin, yedek etiket rulosu ve yedek yazıcı kafası bulundurun. Termal yazıcı kampanya günü arızalanırsa bütün akış durur.
• Ambalaj malzemesini kampanya boyunca yetecek kadar, yedeğiyle birlikte stoklayın; yoğun dönemde tedarikçilerde de tükenebilir.

Stok

• Kampanya stoğunun depoya girişini tamamlayın ve en çok satacak ürünlerde sayım yapın. Sistemdeki stok ile raftaki stok tutmuyorsa farkı şimdi kapatın; kampanya günü fark, fazla satış demektir.
• Kanallar arası stoğun eşit olduğunu kontrol edin. Bir kanalda satılan ürünün stoğu diğer kanallarda düşmüyorsa kampanya günü iptaller kaçınılmazdır.
• Az stoklu ürünlerde, her kanala tüm stoğu göstermek yerine kanal başına gösterilecek en fazla adedi sınırlayın.

Fiyat ve müşteri hizmetleri

• Kampanya fiyatlarını taban fiyatınızla karşılaştırın; hiçbir ürün zararına satışa girmesin.
• Pazaryerinin kampanya katılım ve fiyat yükleme koşullarını satıcı panelinizden kontrol edin, son tarihleri takvime yazın.
• Sık gelen sorular için hazır cevap şablonları hazırlayın: kargo süresi, beden, değişim, kampanya koşulları. En sık soruları ürün açıklamalarına da ekleyin.

Kampanya arifesi

G−1, kampanyaya temiz bir sayfayla girmenin günüdür.

• Bekleyen siparişleri sıfırlayın. Arifede kargoya verilmemiş sipariş bırakmayın; kampanya günü eski siparişlerle yeni siparişler birbirine karışır.
• En çok satanlarda son sayımı yapın. Raf ile sistem aynı mı?
• Fiyatları kontrol edin. Kampanya fiyatları doğru ürünlerde, doğru tutarda mı? Yanlış girilmiş bir fiyat, kampanya günü yüzlerce siparişle zarara dönüşebilir.
• Ön hazırlık yapın. Sık satan ürünler için boş poşet ve kolileri önceden hazırlayın; bilgi kartı varsa paketlere eklenmeye hazır olsun.
• Ekibe kısa bir bilgi notu verin. Kampanya saatleri, öncelikli kanallar, sorun çıkarsa kime haber verileceği.

Kampanya günleri

Kampanya günlerinde operasyonu sabit bir ritimle yönetin. Günde en az üç kontrol noktası belirleyin: sabah, öğle ve kargo kesim saatinden önce.

Her kontrol noktasında

• Siparişler: Kaç sipariş bekliyor, kaçı hazırlanıyor, kaçı geciken ya da gecikme riskinde?
• Kargo: Kesim saatine kadar hazırlanacak paket sayısı kapasiteye uyuyor mu?
• Stok: Hangi ürünler tükenmek üzere? Yeniden stok gelmeyecekse kanal sınırını düşürün ya da reklamı kısın.
• Fiyat ve buybox: Fiyat hatası, beklenmedik indirim ya da kaybedilen buybox var mı?
• Müşteri hizmetleri: Cevap bekleyen soru ve iade talebi var mı?

Siparişleri her pazaryerinin panelinde ayrı ayrı takip etmek kampanya günlerinde hem zaman alır hem de gözden kaçan siparişe yol açar. Hastürk CRM'in sipariş yönetimi ekranında tüm kanalların siparişleri tek listede durum sekmelerine ayrılır; kanalın son kargoya teslim saatine göre geciken ve gecikme riski taşıyan siparişler kırmızıyla işaretlenir ve birden fazla siparişi tek seferde işleme alabilirsiniz. Kargo ve etiket bölümündeki toplama listesi, bugün hazırlanacak ürünlerden kaçar adet alınacağını tek sayfada gösterir; etiketler toplu basılır.

Hazırlık sırası

Siparişleri geliş sırasına göre değil, kargo kesim saatine göre hazırlayın. Önce son teslim saati en yakın olanlar, sonra tek ürünlü siparişler (hızlı biter), en son çok ürünlü ve özel paketleme isteyen siparişler. Toplu toplama yapın: aynı üründen 30 adet sipariş varsa raftan bir kez 30 adet alın.

Kampanyadan sonraki 7 gün

Kampanya bitince operasyon bitmez; yükün ikinci dalgası iadeler ve "kargom nerede?" sorularıdır.

G+3 – G+4

• Gecikme temizliği: Kampanya günlerinden kalan bütün siparişleri kargoya verin.
• Hareketsiz kargoları takip edin: Kargoya verilmiş ama birkaç gündür hareket görmeyen paketleri kargo firmasıyla kontrol edin.
• Stok farkı kontrolü: Kampanyada en çok satan ürünlerde raf ile sistem stoğunu karşılaştırın; yanlış gönderim ve kayıtsız işlemler burada ortaya çıkar.
• Fiyatları normale döndürün: Kampanya fiyatlarının süresi bittiğinde normal fiyatların geri geldiğini kontrol edin. Unutulan bir kampanya fiyatı, kampanya bittikten sonra da kâr eritir.

G+5 – G+7

• İade dalgasına hazırlanın: İade kabul alanını ayırın, gelen iadeleri kontrol edip satılabilir olanları hızlıca stoğa alın.
• Kâr analizi yapın: Kampanya döneminin ürün ve kanal bazında net kârını çıkarın. Hangi ürün satış getirdi ama kâr bırakmadı?
• Değerlendirmeleri yanıtlayın: Kampanya siparişlerinden gelen yorumları takip edin, olumsuz yorumların ortak nedenini not alın.
• Planı güncelleyin: Ne iyi gitti, ne aksadı? Bir sonraki kampanya için bu takvimi kendi notlarınızla güncelleyin.

Ekip görev dağılımı

Küçük bir ekipte herkes her işi yapabilir; ama kampanya haftasında her alanın tek bir sorumlusu olmalıdır. Sorun çıktığında kime haber verileceği belli olur.

Personelin yalnız kendi bölümünü görmesi hem odaklanmayı kolaylaştırır hem de yanlışlıkla yapılan değişiklikleri önler. Örneğin müşteri hizmetleri personeline yalnız sorular ve iadeler bölümünü, depo ekibine yalnız sipariş ve kargo bölümünü açabilirsiniz.

Ekip küçükse rolleri kişilere değil zaman dilimlerine bağlayın: sabah kontrolünü yapan kişi stok ve fiyatı da kontrol eder, öğleden sonra herkes paketlemeye geçer. Önemli olan, her kontrolün bir sahibinin olmasıdır.

Sık sorulan sorular

Kampanya haftası hazırlığına ne zaman başlamalıyım?

Operasyon hazırlığına en az yedi gün önce başlayın. Stok siparişi, ürün seçimi ve kampanya fiyatı gibi kararlar ise haftalar önce verilmelidir; bu takvim, o kararlar verildikten sonraki operasyon haftasını kapsar.

Kampanya günü kaç kez kontrol yapmalıyım?

En az üç kez: sabah, öğle ve kargo kesim saatinden önce. Sipariş hacmi çok yüksekse kontrol sıklığını artırın; her kontrolde sipariş, kargo, stok, fiyat ve müşteri hizmetleri başlıklarına kısaca bakın.

Siparişleri hangi sırayla hazırlamalıyım?

Kargo kesim saatine göre: son teslim saati en yakın olan siparişler önce. Sonra tek ürünlü siparişler, en son çok ürünlü ve özel paketleme isteyen siparişler. Aynı ürünü toplu toplamak hızı artırır.

Kampanyadan sonra ilk neye bakmalıyım?

Önce bekleyen ve geciken siparişlere, sonra kampanya fiyatlarının normale dönüp dönmediğine bakın. Ardından stok farklarını kontrol edin ve iade kabulüne hazırlanın. Kâr analizi için iadelerin büyük kısmının gelmesini beklemek daha doğru bir tablo verir.

Küçük bir ekiple bu planı uygulayabilir miyim?

Evet. Rolleri kişilere değil zaman dilimlerine bağlayın ve her kontrol noktasının bir sorumlusu olsun. Hazırlık günlerinde yapılan prova, küçük ekiplerde darboğazı önceden görmenin en etkili yoludur.

Sonuç

Kampanya haftası, hazırlığın sınandığı haftadır. G−7'den G+7'ye her günün işini önceden yazın, her alanın bir sorumlusu olsun ve kampanya günlerinde sabit kontrol noktalarıyla çalışın. Reklam ve bütçe tarafını planlıyorsanız Kasım kampanyalarında reklam planı yazımız bu takvimle birlikte kullanılabilir. Tüm kanalların siparişlerini tek ekranda görmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.