Kargo Kesim Saati Nedir? Aynı Gün Kargo Sözünü Tutmak İçin Planlama

Kargo kesim saati, o gün kargoya verilecek siparişler için son sipariş saatidir. Bu saate kadar gelen siparişler aynı gün paketlenip kargo firmasına teslim edilir; sonra gelenler ertesi iş gününe kalır. Kesim saati, kargo alım saatinden son siparişleri hazırlama süresi ve bir güvenlik payı çıkarılarak bulunur ve günlük hazırlama kapasitenizle doğrulanır.

"Aynı gün kargo" sözü müşteriler için güçlü bir neden, satıcılar içinse sık bozulan bir sözdür. Kesim saati yazılı olarak belirlenmemişse depo, kargo kapıya gelene kadar sipariş toplamaya çalışır; son paketler aceleyle hazırlanır, bazıları yetişmez, bazıları yanlış gider. Bu yazıda kesim saatini belirleyen üç faktörü, örnek bir hesabı, kesimden sonra gelen siparişleri, kampanya dönemindeki ayarlamaları ve müşteri iletişimini anlatıyoruz.

Kargo kesim saati nedir?

Kesim saati (İngilizce "cut-off time"), günün sipariş akışını ikiye ayıran çizgidir:

• Kesimden önce gelen siparişler: Bugün hazırlanır ve bugünkü kargo alımına yetişir.
• Kesimden sonra gelen siparişler: Ertesi iş günü hazırlanır ve ertesi günün kargo alımıyla çıkar.

Kesim saati, kargo alım saatiyle aynı şey değildir. Kargo firması paketleri örneğin 17.00'de alıyorsa, 16.59'da gelen siparişin aynı gün çıkması mümkün değildir. Arada siparişin toplanması, paketlenmesi, etiketin basılması ve paketin teslim alanına konması gerekir. Kesim saati bu sürenin kargo alım saatinden geriye doğru hesaplanmasıyla bulunur.

Pazaryerlerinde ise ayrıca bir kargoya teslim süresi (hazırlık süresi) vardır. Bu süre, siparişin en geç ne zaman kargoya verilmesi gerektiğini belirler ve aşılırsa gecikme sayılır. Kesim saatiniz, pazaryerine verdiğiniz bu sözü tutmanın günlük aracıdır. Kargoya teslim süresinin nasıl ayarlandığı ve gecikmenin sonuçları pazaryerine göre değişir; satıcı panelindeki güncel kuralları kontrol edin. Geciken siparişleri yönetmeyi pazaryeri sipariş yönetimi rehberimizde ayrıntılı ele aldık.

Kesim saatini belirleyen 3 faktör

1. Kargo alım ya da teslim saati

Her şey bu saatle başlar. Kargo firması paketleri depodan mı alıyor, yoksa siz mi şubeye götürüyorsunuz? Alım saati her gün aynı mı, yoksa kuryenin rotasına göre değişiyor mu?

• Sabit alım saati: Kargo firmasıyla bir saat belirleyin ve yazılı hale getirin. Değişken bir saate göre kesim belirlemek, en erken ihtimale göre çalışmak demektir.
• Şubeye teslim: Yol süresini ve şubenin kabul saatini hesaba katın.
• Birden fazla kargo firması: Her firmanın alım saati farklıysa kesim saatini en erken alıma göre belirleyin ya da firma bazında ayrı kesim saati tanımlayın.

2. Hazırlama süresi ve kapasite

Kesim saatinden sonra son bir sipariş partisi hazırlanır: listenin çıkarılması, toplama, paketleme, etiketleme ve paketlerin teslim alanına konması. Bu partinin büyüklüğü ve ekibinizin hızı, kesimle alım arasında ne kadar süre bırakmanız gerektiğini belirler.

Sipariş başına hazırlama süresini ölçmek için bir hafta boyunca birkaç siparişin baştan sona süresini not edin ve ortalamasını alın. Ürün türüne göre büyük farklar olabilir: tek ürünlü bir tişört siparişi ile cam şişeli bir kozmetik seti aynı sürede paketlenmez. Ekip kapasitesini hesaplamayı personel verimliliği ve sipariş kapasitesi yazımızda anlattık.

3. Güvenlik payı

Yazıcı kâğıdı biter, bir ürün yanlış raftadır, bir müşteri adresi eksiktir, kurye erken gelir. Kesim ile alım arasında bu tür aksaklıkları karşılayacak bir pay bırakın. Pay, ekip büyüdükçe ve süreç oturdukça küçülebilir; ilk haftalarda geniş tutun.

Hesaplama örneği

Kesim saati = Kargo alım saati − Güvenlik payı − Son partiyi hazırlama süresi

Örnek bir mağazanın verileri:

Hesap:

• Paketlerin hazır olması gereken saat: 17.00 − 30 dakika = 16.30
• Son partiyi hazırlama süresi: (20 sipariş × 4 dakika) ÷ 2 kişi = 40 dakika, artı 20 dakika liste ve etiket = 60 dakika
• Kesim saati: 16.30 − 60 dakika = 15.30

Kapasiteyle doğrulayın

Kesim saati yalnız son partiye göre değil, günün tamamına göre de tutmalıdır. Bir önceki günün 15.30'undan bugünün 15.30'una kadar gelen siparişlerin hepsi bugün hazırlanacaktır.

• Örnekte bu aralıkta ortalama 140 sipariş geliyor.
• Toplam hazırlama süresi: 140 × 4 dakika = 560 dakika, yani yaklaşık 9,3 kişi-saat.
• İki kişi 09.00–16.30 arasında, molalar düşüldükten sonra yaklaşık 6,5'er saat çalışıyorsa toplam kapasite 13 kişi-saattir.

Kapasite yeterlidir ve aradaki pay, iade kabulü ya da mal kabul gibi diğer işlere kalır. Toplam hazırlama süresi kapasiteyi aşıyorsa kesim saatini öne çekmeniz, ekibi büyütmeniz ya da toplama yöntemini hızlandırmanız gerekir. Toplu toplama ve bölge toplama gibi yöntemleri sipariş toplama yöntemleri yazımızda karşılaştırdık.

Kesim saatini sabitleyin

Hesapladığınız saati her gün değiştirmeyin. Ekibin ve müşterinin alışacağı tek bir saat belirleyin, yazılı hale getirin ve ancak hacim ya da kargo alım saati değiştiğinde gözden geçirin.

Kesim saatinden sonra gelen siparişler

Kesimden sonra gelen siparişler bir sonraki günün ilk işidir. Bu siparişleri boşa beklemeye bırakmamak için:

• Akşamdan hazırlık yapın. Kargo alımından sonra kalan zamanda, kesimden sonra gelen siparişlerin toplama listesini çıkarın, hatta stokta olanları toplayıp paketleyin. Ertesi sabah ilk iş etiketleme ve teslim olur.
• Sabah ilk partiyi önceliklendirin. Pazaryerinin kargoya teslim süresi en kısa olan siparişlerle başlayın.
• İstisnaları tanımlayın. "Kesimden 10 dakika sonra geldi, yetiştirelim" demek bir alışkanlık olursa kesim saati anlamını yitirir. İstisnaya kimin, hangi koşulda karar vereceğini belirleyin.
• Hafta sonu ve tatilleri planlayın. Cumartesi kargo alımı yoksa cuma kesiminden sonra gelen siparişlerin ne zaman çıkacağını ve pazaryerindeki kargoya teslim sürenizin buna uygun olup olmadığını kontrol edin.

Günlük akışın tamamını pazaryeri satıcısının günlük sipariş rutini yazımızda adım adım anlattık.

Panelde gecikme riskini görün

Kesim saatini tutturmanın en kolay yolu, bugün çıkması gereken siparişleri ilk bakışta görmektir. Hastürk CRM'in sipariş yönetimi ekranında tüm kanalların siparişleri tek listede durum sekmelerine ayrılır; kanalın son kargoya teslim saatine göre geciken ve gecikme riski taşıyan siparişler kırmızıyla işaretlenir. Kargo ve etiket bölümünde bugün hazırlanacak ürünlerin toplama listesini tek sayfada alabilir, etiketleri toplu olarak termal ya da normal yazıcıdan basabilirsiniz.

Kampanya döneminde kesim saati

Kampanya haftalarında sipariş hacmi birkaç katına çıkabilir. Normal günler için hesaplanan kesim saati bu dönemde tutmaz.

Hacim üç katına çıkarsa

Örnekteki mağazada günlük sipariş 140'tan 420'ye çıktığında:

• Toplam hazırlama süresi: 420 × 4 dakika = 1.680 dakika, yani 28 kişi-saat
• İki kişinin kapasitesi: 13 kişi-saat

Kapasite yarıdan azdır. Seçenekler:

1. Geçici personel: Yaklaşık 4–5 kişiyle aynı kesim saati korunabilir. Vardiya planlamasını yoğun dönem geçici personel yazımızda ele aldık.
2. İkinci kargo alımı: Kargo firmasıyla kampanya günleri için öğlen ek bir alım konuşun. Sabah hazırlanan paketler öğlen çıkar, depo boşalır.
3. Çalışma saatini uzatmak: Kargo alımından sonra akşam vardiyasıyla ertesi günün paketlerini hazırlamak.
4. Kesim saatini öne çekmek ve sözü değiştirmek: Kapasite artırılamıyorsa kampanya süresince kargoya teslim süresini uzatmak, gecikme cezası ve olumsuz yorumdan daha iyidir. Pazaryerinde bu süreyi nasıl ve ne kadar önceden değiştirebileceğinizi satıcı panelinden kontrol edin.

Kampanya haftasının günlük planını kampanya haftası operasyon planı yazımızda hazırladık.

Müşteriye kesim saatini anlatmak

Kesim saati müşteriye net söylendiğinde satış aracına dönüşür.

• Kendi sitenizde: Ürün sayfasında ve sepette "Saat 15.30'a kadar verilen siparişler aynı gün kargoda" gibi açık bir ifade kullanın. Hafta sonu ve tatil günleri için ayrı bir not ekleyin.
• Pazaryerlerinde: Teslimat bilgisi genellikle pazaryerinin kendi hesabıyla, sizin kargoya teslim sürenize göre gösterilir. Ürün açıklamasına kendi teslimat sözünüzü eklemeden önce bunun pazaryerinin kurallarına uygun olup olmadığını kontrol edin.
• Soru cevaplarında: "Ne zaman kargoya verilir?" sorusuna kesim saatinizle tutarlı, net bir hazır cevap hazırlayın.

En önemlisi, söylediğinizi tutun. Ara sıra tutulmayan bir "aynı gün kargo" sözü, hiç söylenmemiş bir sözden daha çok zarar verir.

Sık sorulan sorular

Kargo kesim saati nasıl hesaplanır?

Kargo alım saatinden bir güvenlik payı ve kesimden sonra hazırlanacak son partinin hazırlama süresi çıkarılır. Örneğin alım 17.00, güvenlik payı 30 dakika ve son partinin hazırlığı 60 dakika ise kesim saati 15.30 olur. Sonucu günlük sipariş hacmi ve ekip kapasitesiyle doğrulayın.

Kesim saati ile kargo alım saati aynı şey mi?

Hayır. Kargo alım saati, kargo firmasının paketleri teslim aldığı saattir. Kesim saati ise o alıma yetişebilecek son sipariş saatidir ve alım saatinden daha erkendir; aradaki süre siparişlerin hazırlanmasına ayrılır.

Kesim saatinden sonra gelen sipariş ne zaman kargoya verilir?

Ertesi iş günü hazırlanıp o günün kargo alımıyla gönderilir. Akşamdan toplama listesini çıkarmak ve stoktaki ürünleri hazırlamak, bu siparişlerin sabah ilk partide çıkmasını sağlar.

Kampanya döneminde kesim saatini değiştirmeli miyim?

Sipariş hacmi kapasitenizi aşacaksa evet. Önce geçici personel, ikinci kargo alımı ya da uzatılmış çalışma saatleriyle mevcut kesim saatini korumayı deneyin. Bunlar yetmiyorsa kesim saatini öne çekin ve pazaryerindeki kargoya teslim sürenizi buna göre güncelleyin.

Birden fazla kargo firmasıyla çalışıyorsam kesim saati nasıl belirlenir?

Her firmanın alım saati farklıysa ya en erken alıma göre tek bir kesim saati belirleyin ya da firma bazında ayrı kesim saatleri tanımlayıp ekibin bunu net bilmesini sağlayın. Tek ve basit bir kural, hata ihtimalini azaltır.

Sonuç

Kargo kesim saati, aynı gün kargo sözünü şansa değil hesaba bağlar. Kargo alım saatinden güvenlik payını ve son parti hazırlığını çıkarın, sonucu günlük kapasitenizle doğrulayın, saati sabitleyip ekibe ve müşteriye net biçimde duyurun. Kampanya dönemlerinde ise hesabı hacme göre yeniden yapın ve gerekiyorsa kapasiteyi ya da sözü önceden değiştirin.