Ajans24 Acente Yönetim Sistemi: Excel Tablolarından Tek Ekrana
Yıllarca Excel dosyalarıyla yürüyen bir sigorta acentesinin müşteri, poliçe, yenileme, veresiye ve tali acente işlerini; satışı artıran, rakamı doğru hesaplayan ve hiçbir yenilemeyi kaçırmayan tek bir sisteme taşıdık.
Dağınık Tablolardan Tek Bir Düzene
Müşteri, poliçe ve tahsilat ayrı Excel dosyalarındaydı. Yenilemeler hafızaya bağlıydı, kaçan poliçe fark edilmiyordu; komisyon, net prim ve tali payı her ay elle hesaplanıyordu.
Tüm kayıtları tek veritabanında toplayan, yenileme ve satış fırsatı listelerini kendiliğinden çıkaran, rakamları her ekranda hazır gösteren 12 modüllü bir acente yönetim sistemi.
2017'den bu yana tüm kayıtlar sistemde; ad, T.C., telefon, plaka ya da poliçe numarasıyla saniyeler içinde bulunuyor ve her sabah günün iş listesi hazır geliyor.
Güne Tek Ekranla Başlamak
Genel Bakış ekranı ayın üretimini geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırarak gösteriyor: net prim, komisyon, poliçe sayısı ve yenileme oranı. Altında günün iş listesi var: aranacak yenilemeler, son ödemesi yaklaşan kartlar, yaklaşan ödemeler ve satış fırsatları. Aynı özet her sabah e-postayla da geliyor.
- Geçen yılla karşılaştırmalı aylık net prim ve komisyon
- Bugün aranacak yenilemeler, tek tuşla Aradım ve Yenile
- Son ödemesi yaklaşan kartlar ve yaklaşan ödemeler
- Hızlı poliçe, müşteri ve hatırlatma ekleme
Her Müşterinin Tam Geçmişi Tek Kartta
Müşteriler aktif, pasif ve tali müşteri olarak ayrı listeleniyor; telefonu eksik olanlar ayrıca sayılıyor. Müşteri kartı poliçeleri, araçları, ödeme hareketlerini, belgeleri ve notları tek sayfada topluyor; müşterinin hangi tali acenteye bağlı olduğu da kartta yazıyor.
- Aktif, pasif ve tali müşteri sekmeleri
- Net ve brüt prim, tahsil edilen ve kalan borç
- Araçların yürürlük durumu ve satılan araçlar
- Poliçe, ödeme, belge ve not sekmeleri
Merkez ve Tali Poliçeleri Birbirine Karışmadan
Poliçeler merkez ve tali olarak ayrı tutuluyor; her satırda net prim öne çıkıyor, brüt prim ve komisyon altında yazıyor. Yeni poliçe girildiğinde önceki poliçeye yenileme olarak bağlanıyor; plaka başka müşteriye geçtiyse eski araç satıldı olarak işaretleniyor.
- Tüm, aktif, iptal ve zeyl sekmeleri
- Branş ve sigorta şirketine göre süzme
- Net prim, brüt prim ve komisyon tek satırda
- Yenilemeye otomatik bağlama ve Excel'e aktarma
Hiçbir Poliçe Sessizce Bitmiyor
Yenileme süreci sektörün gerçek akışına göre kuruldu: bitişe 14 gün kala teklif araması, son üç günde hatırlatma, son gün son arama. Arandı bilgisi, not, takip tarihi ve kayıp nedeni kaydediliyor; WhatsApp mesajı hazır geliyor. Yenileme oranı geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırılıyor.
- Bitişe 14 gün kala arama listesi
- Bugün aranacak, son 3 gün ve süresi geçen sekmeleri
- Tek tuşla arama ve WhatsApp
- İptal, zeyl ve satılan araç poliçeleri listeye girmez
Mevcut Veriden Yeni Satış
Satış Fırsatları ekranı sistemdeki veriden çapraz satış listeleri çıkarıyor: başka yerde yenileten eski müşteriler, trafiği acentede olup kaskosu olmayan araçlar, İMM ve konut fırsatları. Her fırsat arandı, sonuç ve poliçe kesildi olarak işaretleniyor; sonuçlanan fırsat listeden düşüyor.
- Geri kazan: başka yerde yenileten müşteriler
- Kasko ve İMM fırsatları
- Sadık DASK müşterilerine konut sigortası
- Telefonu ya da belgesi eksik kayıtlar
Sahada Telefondan Aynı Sistem
Ekip sahadayken de aynı verilerle çalışıyor. Telefonda alt menüyle ekranlar arasında tek dokunuşla geçiliyor, tablolar kart görünümüne dönüyor; uygulama kurmadan tarayıcıdan açılıyor.
Tali Hakedişi ve Cari Hesap Hazır
İş paylaşılan her tali acentenin dönem üretimi, pay oranı, hakedişi ve cari bakiyesi tek ekranda. Tali poliçeleri merkez rakamlarına karışmıyor; acente detayında poliçeler, cari hesap, komisyon oranları ve mutabakat ayrı sekmelerde.
- Aylık poliçe ve toplam poliçe sayısı
- Pay oranı ve tali hakedişi
- Cari hesap ve mutabakat
- Excel'e aktarma
Her Rakam Geçen Yılın Aynı Dönemiyle
Net prim, komisyon, yeni iş, yenileme ve iptal; her rakamın yanında geçen yılki karşılığı ve değişimi. Raporlar merkez, tali ya da ikisi birlikte alınabiliyor; aylık üretim, aylara göre yenileme oranı ve yeni iş, yenileme, iptal dağılımı grafiklerle gösteriliyor.
- Geçen yılla karşılaştırmalı özet kartlar ve yazılı dönem yorumu
- Aylık üretim ve yenileme oranı grafikleri
- Merkez, tali ya da birlikte raporlama
- Branş, şirket ve en iyi müşteri tabloları Excel'e
Acentenin Nakit Tarafı da Aynı Sistemde
Satışın yanında acentenin ödeme, tahsilat ve borç takibi de tek yerde.
Sizin İçin de Yapabileceklerimiz
Ajans24 Acente Yönetim Sistemi Projesi Hakkında
Acentem için benzer bir sistem kurulabilir mi?
Evet. Branşlarınıza, çalıştığınız şirketlere, tali acente düzeninize ve iş akışınıza göre modülleri birlikte belirleriz; mevcut Excel dosyalarınız ve eski program yedekleriniz sisteme aktarılır.
Eski kayıtlarımız kaybolur mu?
Hayır. Ajans24'te 2017'den bu yana tüm kayıtlar satır satır aktarıldı; aktarımlar önce ayrı bir kopyada denendi, doğrulandıktan sonra yüklendi.
Sistemi telefondan kullanabilir miyim?
Evet. Sistem kurulum gerektirmez; bilgisayarda ve telefonda tarayıcıdan açılır. Telefonda alt menü ve kart görünümü vardır.
Ekran görüntülerindeki bilgiler gerçek mi?
Hayır. Görseller örnek verilerle hazırlanmıştır: ekranlar sistemin kendisidir, ancak adlar, numaralar ve tutarlar müşteri gizliliği için uydurmadır.
Başka Neler Yaptık?
Kurumsal site + e-ticaret + CRME-Dönüşüm Danışmanlıke-İmza, Mali Mühür, KEP ve e-Fatura satan bir danışmanlık firması için tanıtım sitesi, online satış, müşteri paneli, CRM ve ön muhasebe tek platformda.
Projeyi inceleyin
Kendi markamız: ikas mağazası, yapay zekâ ve blogHastürk GübreKendi ikas mağazamız için akıllı arama ve menü, Bilge Bey yapay zekâ asistanı, toprak karışım sihirbazı, kurumsal blog ve yönetim konsolu.
Projeyi inceleyin
Kendi markamız: evcil hayvan ürünleri e-ticaret sitesiMama JetKendi pet markamız Mama Jet için 258 ürünlük e-ticaret sitesi: yazarken sonuç veren arama, kategori ve marka filtreleri, güven veren ürün sayfaları, mobil alt menü ve rehber blog.
Projeyi inceleyin