Önce Hangi Sipariş Hazırlanmalı? Son Teslim Zamanına ve Kargo Alım Saatine Göre Sıralama

Önce, son kargoya teslim zamanı bugün dolan ve kargo firması en erken saatte alım yapan sipariş hazırlanır. Aynı gruptaki siparişler arasında hazırlığı uzun süren (çok kalemli, hacimli, depoda uzakta duran) öne alınır; geliş sırası yalnız eşitlik durumunda kullanılır. Son teslimi yarın ya da daha sonra olan siparişler, bugünkü alıma yetişecek kapasite kalırsa hazırlanır.

Bu yazıda geliş sırasının neden yetmediğini, önceliği belirleyen dört bilgiyi, sabah, öğle ve kesim öncesi için günlük sıralamayı, farklı kanal ve kargo firmalarını aynı listede yönetmeyi, toplu işlemle hızlanmayı ve gecikme riskini sabahtan görmeyi örnek bir gün üzerinden anlatıyoruz.

Geliş sırası neden yetmez?

Az siparişle çalışan mağazada "ilk gelen ilk hazırlanır" düzeni sorun çıkarmaz; her şey zaten aynı gün çıkar. Sipariş sayısı kapasiteye yaklaştığında ise bu düzen gecikme üretir, çünkü siparişlerin son teslim zamanları aynı değildir.

Örnek: Saat 09.00'da listenizde iki sipariş var. Biri dün akşam 22.40'ta kendi sitenizden gelmiş, ilanda 2 günlük süre vermişsiniz; son teslimi yarın. Diğeri bu sabah 07.10'da bir pazaryerinden gelmiş, ilanda daha kısa süre vermişsiniz ve son teslimi bugün. Geliş sırasıyla çalışırsanız önce yarına kadar vakti olan siparişi hazırlarsınız. Gün yoğunsa bugün çıkması gereken sipariş alıma yetişmez ve geç kargolanmış sayılır.

Bir de kargo firmalarının farklı saatlerde alım yapması var. Firma A paketleri 15.00'te, firma B 17.00'de alıyorsa, 15.00'e kadar firma A'nın siparişlerini bitirmeniz gerekir; firma B'ninkiler iki saat daha bekleyebilir. Geliş sırası bu farkı görmez.

Kaçırılan bir alımın bedeli çoğu zaman bir gündür. Ticaret Bakanı Bolat'ın açıklamasına göre e-ticaretteki gönderilerin yalnızca %17'si şehir içi gönderidir (Kaynak: T.C. Ticaret Bakanlığı, Türkiye'de E-Ticaret Hacmi 2025'te 4,6 Trilyon Liraya Ulaştı). Gönderilerin büyük kısmı şehirler arası yol aldığı için bugünkü alımı kaçıran paket, müşteriye çoğu zaman bir gün geç ulaşır.

Önceliği belirleyen 4 bilgi

Her sipariş için dört bilgiyi bilmeniz yeterlidir:

1. Son kargoya teslim zamanı: Sipariş zamanı ile ilanda verdiğiniz kargoya veriş süresinden çıkar. Gün sayımı ve gecikmenin nasıl ölçüldüğü kanala göre değişir; kuralları her pazaryerinin satıcı panelinden kontrol edin. Süreyi nasıl seçeceğinizi kargoya veriş süresi yazımızda anlattık.
2. Kargo firmasının alım saati: Siparişin gideceği kargo firması paketi bugün kaçta alıyor? Alım saatleri firmaya, şubeye ve güne göre değişir; tatil arifelerinde erkene çekilebilir.
3. Hazırlık süresi: Tek kalemli, rafta hazır bir ürün birkaç dakikada çıkar; çok kalemli, hacimli ya da özel paketleme isteyen sipariş daha uzun sürer.
4. Ürünün yeri ve durumu: Ürün rafta mı, arka depoda mı, tedarikçiden mi gelecek? Stokta görünmesine rağmen rafta bulunamayan ürün, önceliği ne olursa olsun sabahın ilk sorunudur.

Bu dört bilgiyle her siparişi aşağıdaki öncelik matrisinden birine yerleştirirsiniz.

• 1. Kutu (hemen): Son teslim bugün ve siparişin kargo firması günün ilk alımını yapıyor.
• 2. Kutu (sıradaki dalga): Son teslim bugün, ama kargo firması daha geç saatte alıyor; erken alımın siparişleri bitince hazırlanır.
• 3. Kutu (kapasite kalırsa bugün): Son teslim yarın ya da sonra, ama erken alım yapan firmaya gidiyor; 1. kutu bittiyse bugünkü alıma yetiştirilir.
• 4. Kutu (toplu dalga): Son teslim yarın ya da sonra ve geç alımlı firmaya gidiyor; acele yok, gün sonunda ya da ertesi sabah toplu hazırlanır.

1. ve 4. kutudaki siparişleri de mümkünse erken gönderin. Erken giden paket müşteriye erken ulaşır; ama bu, 1. ve 2. kutudaki bir siparişin gecikmesi pahasına yapılmamalıdır.

Günlük sıralama: sabah, öğle, kesim öncesi

Gün içinde siparişleri tek tek değil, dalgalar halinde hazırlamak hem hızlı hem kontrol edilebilir bir düzendir. Aşağıdaki örnek günde firma A 15.00'te, firma B 17.00'de alım yapıyor:

İki kural bu düzeni ayakta tutar:

• Kesimden önce yeni toplama başlatmayın. Alımdan 45 dakika önce (örnek süre) yeni sipariş toplamaya başlamak, yarım kalan paketler ve aceleyle yapılan hatalar demektir. Bu sürede hazır paketlerin etiket ve içerik kontrolü yapılır.
• Dalga başında listeyi yeniden sıralayın. Sabah hazırladığınız sıra öğlen eskimiştir; yeni gelen siparişler ve kargo saatindeki değişiklikler listeyi değiştirir.

Toplama işinin kendisini hızlandırmak için sipariş toplama yöntemleri yazımıza, ürünü rafta hızlı bulmak için raf adresleme yazımıza bakabilirsiniz.

Kanal ve termin farklarını yönetmek

Birden fazla kanalda satıyorsanız aynı listede farklı kurallar yan yana durur:

• Pazaryerleri: Her birinin kendi kargoya veriş süresi, gün sayımı ve gecikme ölçümü vardır. Geç kargolama mağaza performansına yansıyabilir; kanalların son teslim saatlerini ve termin kurallarını satıcı panellerinden kontrol edin.
• Kendi siteniz: Pazaryeri kuralı yoktur ama müşterinin beklentisi vardır. Sitede yazdığınız gönderim süresini pazaryerindeki kadar ciddiye alın.
• Kargo firmaları: Ortak barkodla gönderdiğiniz pazaryeri siparişleri ile kendi anlaşmanızla gönderdiğiniz siparişler farklı firmalara, dolayısıyla farklı alım saatlerine gidebilir.

Bu farkları kafada tutmak yerine her siparişin son teslim zamanını ve kargo firmasını listede görünür kılın. Siparişleri önce son teslim zamanına, sonra kargo firmasına göre sıralamak, matrisin büyük kısmını kendiliğinden kurar. Trendyol ve Hepsiburada siparişlerinde kargo firması panelden değiştirilip yeni barkod alınabilir; ama son teslim zamanına yaklaşırken firma değiştirmeden önce bunun gecikme ölçümüne etkisini kanalın kurallarından kontrol edin.

Toplu işlem ve toplama listesiyle hız

Sıralama doğru olsa bile siparişleri tek tek işleme almak, tek tek etiket yazdırmak zaman kaybettirir. Dalga mantığı toplu işlemle birleşince hız asıl o zaman gelir:

1. Dalgayı seçin: Önceliğe göre sıralanmış listeden dalgadaki siparişleri işaretleyin.
2. Toplu işleme alın: Seçili siparişleri tek seferde "hazırlanıyor" durumuna geçirin.
3. Toplama listesini alın: Dalgadaki tüm siparişlerde hangi üründen kaç adet toplanacağını tek sayfada görün; aynı rafa birden fazla kez gitmeyin.
4. Etiketleri toplu yazdırın: Etiketleri kargo firmasına göre gruplayarak yazdırın; her firmanın paketlerini ayrı kasaya koyun.
5. Kargoya verilenleri kapatın: Alımdan sonra listede bekleyen paket kalmadığından emin olun.

Hastürk CRM'in sipariş yönetimi ekranında tüm kanalların siparişleri tek listede durum sekmelerine ayrılır; birden fazla siparişi tek seferde işleme alabilir, etiketlerini toplu oluşturup yazdırabilirsiniz. Kargo ve etiket ekranı bugün hazırlanacak ürünlerin toplama listesini verir; hazırlanacak, yazdırılacak, kargoya verilecek ve kargodaki paketleri ayrı sekmelerde gösterir. Paketleme masası düzeni için sipariş hazırlama ve depo düzeni rehberimize bakabilirsiniz.

Gecikme riskini önceden görmek

Gecikmenin çoğu sabah 09.00'da hesaplanabilir. Yapmanız gereken, bugün son teslimi dolan siparişleri kargo firmasına göre sayıp her firmanın alımına kadarki kapasitenizle karşılaştırmaktır.

Örnek: İki kişilik ekip saatte toplam 16 sipariş hazırlıyor. 09.00–14.15 arasında yarım saatlik mola düşülünce firma A için 4,75 saat kalır: 4,75 × 16 = 76 sipariş. Bugün son teslimi dolan 90 sipariş firma A'ya gidiyorsa 14 sipariş açık vardır. Bunu sabah bildiğinizde çözüm basittir: iki kişiyi bir saat erken başlatmak (+16 sipariş, açığı kapatır), molayı vardiyalı kullanmak ya da öğle saatlerinde bir kişi daha eklemek. Akşamüstü fark ederseniz yapılabilecek bir şey kalmaz.

Liste her siparişin son teslim zamanını gösteriyorsa bu sayımı elle yapmanız gerekmez. Hastürk CRM'de kanalın son kargoya teslim saatine göre geciken ve gecikme riski taşıyan siparişler kırmızıyla işaretlenir; her sabah gelen e-posta özeti de bekleyen siparişleri hatırlatır. Gecikmiş siparişleri yönetmenin ayrıntılarını geciken sipariş yazımızda, kişi başı kapasitenin nasıl ölçüleceğini personel verimliliği yazımızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Siparişleri geliş sırasına göre hazırlamak yanlış mı?

Kapasitenizin rahatça yettiği günlerde sorun çıkarmaz. Sipariş sayısı kapasiteye yaklaştığında ise son teslim zamanı farklı olan siparişleri geliş sırasıyla hazırlamak, bugün çıkması gerekenleri geciktirir. Geliş sırasını yalnız eşitlik durumunda kullanın.

Farklı kargo firmalarıyla çalışıyorum, nasıl sıralamalıyım?

Önce son teslim zamanına, sonra kargo firmasının alım saatine göre. Erken alım yapan firmanın bugünkü siparişlerini önce bitirin, etiketleri firmaya göre gruplayarak yazdırın ve her firmanın paketlerini ayrı kasada toplayın.

Çok kalemli siparişler sona mı bırakılmalı?

Hayır. Aynı öncelik grubundaki siparişler arasında hazırlığı uzun sürenleri öne almak daha güvenlidir; çünkü sona kalan uzun bir sipariş alıma yetişmeme riskini taşır. Tek kalemli hızlı siparişler kesim öncesindeki boşlukları doldurur.

Stokta görünen ürün rafta yoksa ne yapmalıyım?

Bunu sabahın ilk işi yapın. Ürünü depoda arayın; bulunamıyorsa stok kaydını düzeltin ve siparişi pazaryerinin kurallarına göre yönetin. Bu sorunu kesim saatine bırakmak, hem siparişin hem de aynı ürünün diğer siparişlerinin gecikmesine yol açar.

Gün içinde kaç dalga yapmalıyım?

Kargo alım saatleri ve sipariş sayınız belirler. Çoğu mağaza için sabah, öğle ve her kargo alımından önce birer dalga yeterlidir. Dalga sayısını artırmak listeyi güncel tutar ama her dalga başında yeniden sıralama gerektirir.

Siparişlerinizi son teslim zamanına göre tek listede görmeyi kendi kanallarınızla denemek isterseniz demo talep edebilirsiniz.